Organisatieontwikkeling en de schaalsprong van de stad
De schaalsprong van de stad heeft onmiskenbaar invloed op (de ontwikkeling van) de organisatie. We zien al enkele jaren dat de groei voor flinke uitdagingen zorgt. De uitdaging zit in de realisatiekracht: er zit een gat tussen onze ambities en de realisatie ervan. Dat is niet alleen een kwestie van geld en capaciteit, maar heeft ook te maken met kwaliteiten en manieren van werken. In 2022 (het jaar van de lokale verkiezingen en een nieuw college) starten we met een meerjarige aanpak voor de verdere professionalisering van de organisatie in relatie tot onze groeiende stad, gebaseerd op de analyse die in 2021 gemaakt is. Onderdeel van deze aanpak zijn in elk geval het versterken van de realisatiekracht en meer zakelijkheid in onze manier van opgavegericht werken.
Versterking bedrijfsvoering
Het doel van de bedrijfsvoering is om het primaire proces optimaal te ondersteunen in het uitvoeren van haar opgaven van de stad behorende bij Gezond Stedelijk Leven voor iedereen. In 2019 is het meerjarige programma ‘Versterking Bedrijfsvoering’ gestart. Dit programma heeft als doel om capaciteit, inzet en sturing makkelijker en flexibeler rond de opgaven te organiseren. We geven hiermee dus invulling vanuit bedrijfsvoering aan (het ondersteunen van) opgavegericht werken. Om dit te bereiken, zet het programma in op de volgende bewegingen:
- Van blik op aparte organisatieonderdelen naar het zicht op het geheel.
- Van zicht op doelmatigheid naar zicht op doeltreffendheid.
- Van reactieve naar proactieve dienstverlening.
- Van produceren van Planning & Control producten als doel op zich, naar continu weten, analyseren en handelen.
- Van focus op geld naar focus op inhoud.
Om hier te komen zijn er sturingsmechanismen nodig. Deze sturingsmechanismen dragen bij aan deze vijf bewegingen. Er zijn twee belangrijke sturingsmechanismen, namelijk de overheadsystematiek en de strategische bedrijfsvoeringsagenda,
Overheadsystematiek
De organisatie heeft behoefte aan een lichte, betrouwbare en wendbare bedrijfsvoering. Een bedrijfsvoering die qua omvang en werkzaamheden meebeweegt met de organisatie. De afspraak is dat de overhead meebeweegt met een vast percentage van de apparaatslasten. We hanteren hiervoor een percentage van 25,7% van de totale apparaatslasten.
In de Programmabegroting 2021 en in de Voorjaarsnota 2021 zijn er knelpunten en nieuwe activiteiten toegekend die betrekking hebben op de apparaatslasten. De apparaatslasten zijn toegenomen waardoor de overhead eveneens toeneemt. Door de groei van de stad zien we in de organisatie, onder andere, dat het aantal WOB-verzoeken toeneemt en dat er meer behoefte is aan de inzet van communicatieadviseurs. Daarnaast worden er extra middelen ingezet om te blijven voldoen aan wettelijke eisen. Een voorbeeld is de versterking van de archiefbewerking.
Strategische bedrijfsvoeringsagenda
De strategische bedrijfsvoeringsagenda zorgt ervoor om goed overzicht te hebben en houden. Er staan namelijk verschillende projecten op vermeld die aansluiten bij het doel van de bedrijfsvoering (proces optimaal ondersteunen in het uitvoeren van haar opgaven van de stad). De prioriteiten voor 2022 volgen uit de gezamenlijke Strategische Bedrijfsvoeringsagenda waarmee we prioriteren, aansturen en bijsturen. De thema´s hieruit zijn:
- Balans in personele capaciteit: intern en extern
- Communicatie en marketing van de stad
- Werken 3.0
- Digitale stad
- Weerbare en integere organisatie
- Doorontwikkeling control
- Projectbeheersing
- Verbeteren P&C cyclus
Met deze bedrijfsvoeringsagenda zet de gemeente Utrecht tevens in op een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering. We vinden het belangrijk om onze bedrijfsvoering in te richten met oog voor mens en maatschappij. Dat doen we niet alleen door middel van ons inkoopbeleid, maar dat zie je ook terug in de wijze waarop we ons personeelsbestand samenstellen: diversiteit en inclusie zijn hierin belangrijke sleutelwoorden. Daarnaast kijken we naar de duurzame inzetbaarheid van medewerkers. Thema’s die hier in 2022 onder vallen zijn:
- Doelmatig inkopen en maatschappelijke doelstellingen
- Naar een meer diverse en inclusieve organisatie
- Duurzame inzetbaarheid van medewerkers
Op de volgende pagina's wordt eerst ingegaan op de thema's die onder de strategische bedrijfsvoering vallen. Daarna zullen de thema's omtrent een maatschappelijk verantwoorde bedrijfsvoering worden besproken. Deze paragraaf bedrijfsvoering eindigt met de doelstellingen uitgedrukt in kwantitatieve indicatoren gevolgd door de verplichte BBV indicatoren.