Bedrijfsvoering

We werken aan een grotere wendbaarheid van de medewerkers om hun kwaliteit te behouden, te bevorderen en daar in te zetten waar die het meest nodig is. Met mobiliteit meten we de in-, door- en uitstroom. Onder interne mobiliteit verstaan we doorstroom.

Interne mobiliteit: 10%.

De gemeente Utrecht wil als werkgever kansen creëren voor jongeren. Dit doen we ook in de vorm van het aanbieden van stage- en werkervaringsplekken.
Stagiairs brengen een binding met het onderwijs en zo blijft de organisatie ook op deze wijze op de hoogte van vernieuwingen in actuele kennis en ontwikkelingen. Door stageplaatsen aan te bieden beïnvloeden we bovendien ons imago als werkgever onder jongeren in positieve zin.

Minimaal 250 reguliere stageplaatsen, waarvan minimaal 150 op mbo-niveau

In het kader van duurzame inzetbaarheid zetten we blijvend in op het terugdringen van verzuim. Dit doen we met specifieke acties, met name bij de organisatie-eenheden waar het verzuim hoger is dan de gestelde norm.

5,7% inclusief langdurig verzuim.

Externe Inhuur is het uitvoeren van werkzaamheden in opdracht van een bij de gemeente in dienst zijnde opdrachtgever, door een private organisatie met winstoogmerk, middels het tegen betaling inzetten van personele capaciteit en deskundigheid.
De werkzame persoon treedt als ware op alsof hij/zij onderdeel is van de gemeentelijke organisatie.

Uitgavenplafond inhuur van 57,9 miljoen euro.

Met deze indicator willen we inzicht geven in de voortgang op het amendement 52A.

Maximaal 10% externe inhuur ten opzichte van het totale personeelsbestand t/m schaal 9 in 2022.

We optimaliseren onze processen en de informatiehuishouding op basis van de ambities rondom dienstverlening, participatie, bedrijfsvoering en het nieuwe werken. Tijdens deze innovatie zorgen we ervoor dat de bedrijfskritische systemen beschikbaar zijn en de continuïteit blijft gewaarborgd.

Beschikbaarheid: de basisinfrastructuur is voor 99% beschikbaar met uitzondering van vooraf geplande werkzaamheden.
Continuïteit: de bedrijfs-kritische systemen zijn 24/7 beschikbaar voor gebruik met uitzondering van vooraf geplande werkzaamheden.

We werken toe naar een meer open en transparante gemeente Utrecht.

Eind 2022 hebben we 900 open datasets beschikbaar gesteld op ons Dataplatform. 

De gemeente heeft de afgelopen jaren gewerkt aan de implementatie van risicogestuurd werken op het gebied van gegevensbescherming. De doelstelling daarbij is om een volwassen managementproces neer te zetten dat certificeerbaar is op basis van de ISO 27001 standaard.
In 2022 wordt een belangrijke stap in dit proces afgerond. Alle organisatieonderdelen beschikken dan over een gestructureerd risicomanagementproces waarin maatregelen worden gerealiseerd en IPM-standaarden op het gebied van gegevensbescherming worden geïmplementeerd.
In 2022 gaan we onderzoeken in hoeverre we aantoonbaar certificeerbaar zijn. Hiervoor zullen we een pre-audit organiseren waarmee dit onafhankelijk vastgesteld zal worden.

Voor 2022 is de doelstelling om de volwassenheid van het risicomanagementproces verder te verhogen en vast te stellen in hoeverre we certificeerbaar zijn.

Onze budgetrapportages en prognoses moeten zoveel mogelijk overeenkomen met de verantwoording. Afwijkingen zijn beperkt en worden in de bestuursrapportage (Berap) gemeld.

Maximaal 3% afwijking van de kosten per programma tussen het geprognotiseerd resultaat (geraamd resultaat) bij de laatste Berap en de verantwoording.

Zorgvuldige procedures worden niet alleen van ons verwacht, maar zorgen er ook voor dat aanvullende kosten worden voorkomen.

In elke juridische procedure (bezwaar, beroep, hoger beroep) geldt dat maximaal 20% gegrond wordt verklaard.

Wij willen het aantal beroepzaken terugdringen door de kwaliteit van de bezwarenzaken te verbeteren, zowel op inhoud als communicatie.

Tegen alle afgeronde bezwaarzaken wordt in maximaal 15% van de gevallen beroep aangetekend.

Wij willen het aantal klachten en doorlooptijd behandeling terugdringen. We adviseren proactief (in plaats van toetsing achteraf) om resultaten sneller te bereiken en juridische risico’s te voorkomen. We zorgen ervoor dat alle contracten in een contractregister worden vastgelegd (contractbeheer),

Van alle ontvangen klachten, gaan jaarlijks maximaal 10% van de klagers naar de Nationale Ombudsman.

We implementeren het nieuwe concernkader contractbeheer zodat inzicht en grip bestaat op (lopende) contracten.

We zorgen ervoor dat alle contracten in het register zijn opgenomen.

Beslissingen op bezwaar worden tijdig (binnen de wettelijke termijn) afgerond, zodat juridische procedures niet onnodig lang duren.

80% van de gevallen binnen de wettelijke termijn.

De naleving van de aanbestedingsregels vinden wij belangrijk; burgers en opdrachtnemers moeten kunnen vertrouwen dat de gemeente rechtmatig inkoopt en aanbesteedt. Daarom laten we het gehele inkoop- en aanbestedingsproces vanaf het begin tot eind (contract) jaarlijks controleren.

De omvang van de geconstateerde onrechtmatigheden als gevolg van het niet naleven van de Europese aanbestedingsregels bedraagt maximaal 0,750 miljoen euro.

Bij het inschrijven op aanbestedingen vragen we de opdrachtnemer om ter waarde van een percentage van de opdrachtsom een inspanning te plegen om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt (kansen op) werk te bieden. Dit heet SROI: Social Return On Investment. Het Werkgevers Service Punt (WSP) verzorgt de plaatsingen bij de opdrachtnemers.

800 plaatsingen en 0,1 miljoen euro omzet bij sociale ondernemers. 

Circulair inkopen betekent het inkopen van materialen van hergebruikt materiaal of van producten die gemakkelijk hergebruikt kunnen worden. Idealiter leidt dit tot meer werkgelegenheid. In juni 2018 hernieuwden we onze deelname aan de Green Deal Circulair Inkopen en verhoogden we met het nieuwe collegeakkoord onze doelstelling naar 33% circulair inkoopvolume in 2022.

33% van het aanbestedingsvolume is circulair. 

Actieplan MVI van 20 mrt 2018: voor tien kansrijke productgroepen geldt bij inkoop het hoogste ambitieniveau van MVI (niveau 3).
We classificeren alle aanbestedingen naar duurzaamheids-ambitieniveau:

• Ambitieniveau 1: basis: wettelijke/landelijke minimumeisen opgenomen;
• Ambitieniveau 2: redelijk: de milieucriteria hebben een onderscheidend vermogen;

Ambitieniveau 3: vooruitstrevend: oplossing voegt ook waarde toe aan omgeving; het hoogst haalbare (bijv. circulair; vergaande afspraken over internationale arbeidsvoorwaarden). 
In de commissiebrief op Motie M2015/125 is de methode toegelicht.

% aanbesteed per ambitieniveau (1-3)
% gecontracteerd op ambitieniveau (1-3)
Monitoring per resultaatverantwoordelijke afdeling/IRM’er.